來(lái)源：中鐵北京局安全質(zhì)量交流平臺(tái)

工程聯(lián)系單：用于甲乙雙方日常工作聯(lián)系。供建設(shè)、監(jiān)理（或設(shè)計(jì)）、施工單位等各個(gè)單位之間相互咨詢或商議。例如：施工單位聯(lián)系建設(shè)單位催要甲供材料。工程聯(lián)系單是用于聯(lián)系工程技術(shù)手段處理，工程質(zhì)量問(wèn)題處理，設(shè)計(jì)變更等的函件，一般多見(jiàn)于施工單位出具聯(lián)系單給建設(shè)單位或設(shè)計(jì)單位，建設(shè)單位也常常向設(shè)計(jì)單位出具聯(lián)系單，收件單位均要依據(jù)具體情況予以答復(fù)。

聯(lián)系單可以由一個(gè)單位發(fā)出給一個(gè)單位或多個(gè)單位一起商議確定處理某件問(wèn)題。工作聯(lián)系單是資料員在工作中經(jīng)常遇到的，是我們施工過(guò)程中的應(yīng)用最廣的一種應(yīng)用文，如何去寫好一篇聯(lián)系單。

我們?cè)诠こ踢^(guò)程中通常會(huì)遇到需要進(jìn)行書面文件溝通的時(shí)候，比如工作聯(lián)系單，工程洽商，甚至設(shè)計(jì)變更等文件的書寫，但通常時(shí)候并沒(méi)有統(tǒng)一的模板，比如小編就見(jiàn)過(guò)各種各樣奇葩的工作聯(lián)系單、洽商等，結(jié)構(gòu)混亂，內(nèi)容表達(dá)模糊，或繁瑣，或詞不達(dá)意，有的甚至錯(cuò)別字橫出！真是有種要掐死對(duì)方的感覺(jué)。那么如何快速編制一份表達(dá)清晰，內(nèi)容明確，用詞得體的書面函件呢？可以參照以下下幾個(gè)步驟進(jìn)行：

01、明確發(fā)函目的

任何書面形式的溝通，本質(zhì)上是需要通過(guò)一種正式的途徑來(lái)達(dá)成一種目的。所以，無(wú)論是聯(lián)系單、洽商，還是設(shè)計(jì)變更，性質(zhì)上基本可劃分為通知、建議、聯(lián)系。明確發(fā)函的目的，即需要達(dá)成的目的是通知、建議、還是就某件事進(jìn)行一些聯(lián)系。如有多個(gè)事件的話，首先明確主次關(guān)系及相關(guān)聯(lián)程度，如事件無(wú)相關(guān)性的話，建議分開單獨(dú)發(fā)函，這樣便于接收者準(zhǔn)確的明白該函件的主要內(nèi)容及目的。避免出現(xiàn)多件事的目的不同，但同時(shí)出現(xiàn)在一份函件中，這種情況多發(fā)生在工程聯(lián)系單中，通常工程聯(lián)系單內(nèi)容多為通知、建議或者就某件事的進(jìn)程進(jìn)行跟蹤，故需在函件事項(xiàng)中首先明確聯(lián)系事項(xiàng)及目的，便于接收者準(zhǔn)確的進(jìn)行信息的分類，同時(shí)可根據(jù)事件的重要程度及是否需要及時(shí)回復(fù)進(jìn)行分級(jí)。

要發(fā)聯(lián)系單，當(dāng)然是事出有因。一個(gè)有說(shuō)服力的原因，往往可以讓你的聯(lián)系單很快可以簽批下來(lái)；一些常見(jiàn)事由如下，其它問(wèn)題大家可以舉一反三！

1、工期問(wèn)題，由其它單位的配合不到位，影響到我們的施工進(jìn)度；催促建設(shè)單位下令給其它單位或后期由此聯(lián)系單作為工期延后的證明。

2、改換甲方指定材料品牌，如提定材料品牌在當(dāng)?shù)刭?gòu)買不到，要更換其它的品牌；

3、設(shè)計(jì)問(wèn)題，如施工現(xiàn)場(chǎng)與施工圖紙不吻合，需要甲方和設(shè)計(jì)院批示的情況；

4、工程變更問(wèn)題，圖紙變更后，用來(lái)和建設(shè)單位說(shuō)明，增加工程量變更。

確定邏輯結(jié)構(gòu)

明確了目的，然后需要明確怎么樣來(lái)一步步的達(dá)成，即邏輯結(jié)構(gòu)是什么。底層邏輯就像如果我們需要請(qǐng)一個(gè)人幫忙的話，總不能一上來(lái)就直接提要求，總是需要寒暄一下。同理，函件內(nèi)容上面同樣需要遞進(jìn)關(guān)系，即通過(guò)前因后果的方式來(lái)表達(dá)我們的目的。比如首先描述事情的基本情況，然后描述造成什么問(wèn)題，最后提出相應(yīng)的解決辦法，這就是一個(gè)基本的邏輯結(jié)構(gòu)。

如材料品牌變更，原已設(shè)計(jì)好的你為什么要變更；1、當(dāng)?shù)刂苓呝I不了外地購(gòu)買成本太高，那就變更。2、如當(dāng)?shù)乜梢再?gòu)買，你施工單位想從賺得更多利潤(rùn)又和建設(shè)單位有點(diǎn)貓膩，聯(lián)系單只是要走過(guò)過(guò)場(chǎng)的話，那你就要列舉要當(dāng)前品牌和要更換品牌雙方面優(yōu)勢(shì)，從而說(shuō)明要更換。

我們資料員自己動(dòng)手去寫好的聯(lián)系單，一定要給你的領(lǐng)導(dǎo)審批完才發(fā)出去。

03合理組織語(yǔ)言

明確了邏輯結(jié)構(gòu)后，我們需要組織語(yǔ)言，這里有三個(gè)地方需要特別注意：

1、使用書面的商務(wù)用語(yǔ)

通常在函件內(nèi)容的收集過(guò)程中，材料的內(nèi)容往往偏向于口語(yǔ)化，需要進(jìn)行二次加工后才能進(jìn)行輸出，比如如“……早就報(bào)給了XXX，還沒(méi)有回信……”等，可更換為“……已于XXXX年XX月XX日通過(guò)XX方式上報(bào)于XX負(fù)責(zé)，至今未收到相關(guān)答復(fù)……”。這樣能夠體現(xiàn)出自己對(duì)事件的重視，同時(shí)影響對(duì)方能夠嚴(yán)肅、認(rèn)真的對(duì)待。

2、明確事件的三要素（時(shí)間、地點(diǎn)、人物）

由于工程的過(guò)程是連續(xù)的長(zhǎng)周期的事件，事件表達(dá)時(shí)需對(duì)本身的信息進(jìn)行明確，即明確三要素，避免出現(xiàn)內(nèi)容不完整導(dǎo)致重復(fù)發(fā)送函件的事件出現(xiàn)造成的影響，并且明確了事件的三要素以后，能夠更加突出事件的重要性及唯一性，方便雙方盡快就事件本身達(dá)成共識(shí)。

比如“……鋼筋進(jìn)場(chǎng)后，驗(yàn)收不合格，需要進(jìn)行退場(chǎng)處理……”可以細(xì)化為“XXXX年XX月XX日XX牌鋼筋運(yùn)至加工廠后，經(jīng)XX質(zhì)檢員檢驗(yàn)后發(fā)現(xiàn)不滿足XX要求，視為不合格品，需按照XX規(guī)定進(jìn)行退場(chǎng)處理，并登記記錄不合格品處理記錄表……”

3、文字無(wú)歧義或其他不當(dāng)用詞

由于收發(fā)雙方的關(guān)系、事件的分級(jí)情況不同，語(yǔ)言的組織方面需要考慮到雙方的從屬關(guān)系、內(nèi)容的重要性等因素，比如施工單位向建設(shè)單位發(fā)函內(nèi)容中一般有“懇請(qǐng)貴方領(lǐng)導(dǎo)予以重視！”，再比如描述事件的重要性時(shí)，可能只是影響了非關(guān)鍵線路，并不影響總進(jìn)度及后續(xù)工序的開展，“XX程序流程的滯后已經(jīng)嚴(yán)重影響施工進(jìn)度……”就顯得大題小做，且不便于雙方進(jìn)一步的溝通。

落實(shí)書面格式

最后一步需要將我們的所有內(nèi)容整理成相應(yīng)的文件格式，避免出現(xiàn)格式錯(cuò)誤，一般情況下工程聯(lián)系單、設(shè)計(jì)變更等有相對(duì)完善的資料系統(tǒng)，洽商、簽證等往往無(wú)特定格式，故需提前與對(duì)方聯(lián)系或按照以往形式結(jié)合自身情況進(jìn)行編制，但無(wú)論任何格式的編制都應(yīng)以能夠方便雙方交流及認(rèn)可的基礎(chǔ)上進(jìn)行。同時(shí)參考商務(wù)信函的格式要求進(jìn)行相應(yīng)的再編輯，最后進(jìn)行全面的檢查，確定內(nèi)容的格式、文字等能夠突出目的，連貫性強(qiáng)。

綜上所述，一份好的商務(wù)聯(lián)系函應(yīng)該在內(nèi)容、邏輯、格式上綜合進(jìn)行編制，確保能夠很好地完成我們?cè)O(shè)定的目標(biāo)，最終達(dá)成共識(shí)。

事實(shí)最好的說(shuō)明就是現(xiàn)場(chǎng)相片或相關(guān)其它的證明文件，如有必要就在里面加入一些相片和相關(guān)證明。聯(lián)系單的格式里面一般我們只看到只有一個(gè)單位簽名意見(jiàn)，如果這聯(lián)系要發(fā)多個(gè)單位時(shí)可以在里面加多幾行添加多其他單位。如是多個(gè)單位的聯(lián)系單，發(fā)出順序首先要先經(jīng)監(jiān)理單位，那監(jiān)理單位應(yīng)排在前面、再到設(shè)計(jì)單位等建設(shè)單位要排在最后。咨詢事議的聯(lián)系單，一般情況下只需蓋個(gè)項(xiàng)目章就可以了。如果是有關(guān)于工程變更及涉及錢的聯(lián)系單，那你最好蓋上公章給它。聯(lián)系單要發(fā)給多少單位就要做多少份，資料送出，一定要做好簽收的手續(xù)。并要做好跟蹤落實(shí)，定期去回訪下看他們簽好名蓋好章了沒(méi)有。該改就改，不能一直拖著在那里。自己處理不了，該反映給領(lǐng)導(dǎo)知道就告訴他們，主要是說(shuō)明你有做了這些事情。

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