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?? 一、工程檔案資料歸檔責任劃分
1、工程準備資料(包括開發(fā)報建、招投標資料等),由各經(jīng)辦部門直接向監(jiān)察室歸檔。
2、工程監(jiān)理資料主要由監(jiān)理單位負責編制并歸檔。
工程監(jiān)理資料由具有工程監(jiān)理職責工程部形成的,監(jiān)理工程師將監(jiān)理過程資料在三天內(nèi),其它監(jiān)理資料在階段性工程完成后統(tǒng)一移交工程部資料。 已委托監(jiān)理單位的工程監(jiān)理資料,由委托監(jiān)理單位形成、編制、保管,待該工程完成后統(tǒng)一移交工程部資料室,工程部資料員對監(jiān)理資料的形成進行監(jiān)督和檢查。
3、工程施工資料,主要由工程部監(jiān)督控制,施工單位進行具體編制、收集、整理,并在每項分部工程完成后,一個月內(nèi)統(tǒng)一移交工程部資料室。
4、工程竣工驗收資料,由工程部組織,施工單位進行驗收資料編制、收集并按規(guī)定移交給工程部匯總,由工程部牽頭,施工單位配合報送城建檔案館。
5、工程結(jié)算資料,主要由施工單位及承包單位按照集團公司工程結(jié)算目錄進行收集整理,經(jīng)工程部審核,報工程主管領導審批,加蓋工程部公章,提交給預決算部,由預決算部門在結(jié)算完畢后定期向監(jiān)察室歸檔。
二、工程部資料員日常保管的資料
1、監(jiān)理規(guī)劃、細則及旁站方案:工程開工后,經(jīng)工程部負責人審核,報公司主管領導審批,加蓋監(jiān)理公司公章,10天內(nèi)交工程部資料室存檔。
2、工程開工報告及開工令:在工程開工3日內(nèi),由監(jiān)理工程師向工程部資料室歸檔。
3、分包單位資質(zhì)報驗:分包單位進場10天內(nèi)將單位資質(zhì)文件復印件加蓋責任單位公章后,提交工程部資料室存檔。分包單位主要包括建設單位、監(jiān)理單位、(主體)施工單位、設計單位、勘察單位、材料檢測單位、樁基礎施工單位、裝修單位(包含鋁合金門窗)、防水施工單位、電梯施工單位、消防施工單位等。
4、監(jiān)理日志:原則上要求監(jiān)理工程師每寫完一本監(jiān)理日志應于當天上交工程部資料室或監(jiān)理公司資料員歸檔。
5、監(jiān)理月報、總結(jié):監(jiān)理工程師每月底將監(jiān)理月報表報工程部(或監(jiān)理單位項目)負責人審批后蓋章,向工程部(或監(jiān)理單位)資料員移交存檔,資料員需檢查監(jiān)理月報是否規(guī)范及符合要求。工程完工后,由項目經(jīng)理編寫監(jiān)理工程總結(jié),經(jīng)監(jiān)理總監(jiān)簽字,報工程主管(或監(jiān)理單位)領導審批后蓋章,10天內(nèi)向工程部(或監(jiān)理單位)資料員移交存檔。
6、監(jiān)理工作聯(lián)系單及回復:施工單位來文,由工程部資料員統(tǒng)一接收,監(jiān)理工程師審查后,由監(jiān)理工程師或工程部資料員將回復下發(fā)給相關單位。同時工程部資料員將每份的聯(lián)系單及相關回復要合并一起存檔。
7、往來函件:由工程部資料員統(tǒng)一負責收發(fā),公司內(nèi)部往來函件和施工單位的往來函件要分開,分別編制序號后當天存檔。
8、旁站記錄:監(jiān)理工程師在旁站工作完成后2天內(nèi)將旁站記錄交資料員歸檔。
9、單位工程坐標定位測量記錄:工程開工前1周內(nèi)上報資料室存檔,測量記錄必須有建設、施工、監(jiān)理、設計等單位簽字并加蓋公章。
10、簽證、委托、進度申請:監(jiān)理工程師辦理審批手續(xù)完畢后按相關制度規(guī)定交給工程部資料員。工程部資料員將簽證、委托經(jīng)工程部負責人簽字,報公司主管領導審批;進度申請經(jīng)工程部負責人審批,辦理用印后由監(jiān)理工程師或工程部資料員第二天分發(fā)給相關部門及施工單位,同時工程部資料室存檔1份。
11、施工圖紙:由總工室直接下發(fā)給工程部資料員,再由資料員分發(fā)給相關工程師。工程部資料室收到圖紙的當天必須保證存檔1份施工圖紙。工程部資料室存檔的圖紙按單位工程分類保存即可。
12、檢測報告、勘察報告:相關項目檢測完畢由相關單位在1個月內(nèi)交工程部資料員按照單位工程進行分類歸檔。
13、合同、施工許可證、規(guī)劃證等項目證照復印件:施工現(xiàn)場保存復印件備查,由資料員統(tǒng)一保管并存放入柜,任何人不能隨意復印,也不能帶出辦公區(qū)域及外借給其他部門。
14、結(jié)算資料:施工單位報送的結(jié)算資料,經(jīng)監(jiān)理工程師審核通過,項目經(jīng)理、工程部負責人、公司主管領導審批后,由相關單位給預決算部報一份,由工程部資料員給施工單位一份,同時,資料室存檔1份。
15、材料報驗:施工單位上報的材料報驗資料,監(jiān)理工程師在3天內(nèi)簽字報工程部負責人審批后蓋章,由監(jiān)理工程師或資料員下發(fā)給施工單位,并由資料員按照單位工程分類存檔。廠家合格證及檢驗報告不是原件的要加蓋材料商的公章,并注明原件存放處。
16、施工報驗資料(包括各種施工記錄):施工單位上報的隱蔽驗收記錄、檢驗批驗收記錄等施工記錄,工程師在收到后3天內(nèi)簽字,經(jīng)工程部負責人在報驗資料臺帳上審批,報驗資料蓋章完畢后,由監(jiān)理工程師或工程部資料員下發(fā)給施工單位,并由工程部資料員按照單位工程進行分類存檔。
17、圖紙會審及設計變更:圖紙會審及設計變更要按照單位工程進行分類歸檔,設計院下發(fā)的設計變更要首先交給工程部資料員,由資料員分發(fā)給相關工程師,下發(fā)的資料要相關人員簽收,簽收日期精確到時分。工程部資料室同時保留1份存檔。
18、施工組織設計及分部工程施工方案:施工單位上報的《施工組織設計》經(jīng)監(jiān)理公司審核同意后7天內(nèi)歸檔?!妒┕そM織設計》中的施工單位及監(jiān)理單位都必須加蓋公章,總監(jiān)要簽名并加蓋總監(jiān)注冊章?!熬幹迫恕焙汀皩徟恕钡葯趦?nèi)的簽字必須手簽,施工單位審批人必須是施工單位技術負責人。不對外報送的工程《施工組織設計》中監(jiān)理單位須加蓋監(jiān)理項目章,但可不必加蓋公章,總監(jiān)也不必簽名,其它按上述要求辦理。
三、工程部須移交檔案部門歸檔的資料
項目竣工后,工程部必須向當?shù)爻墙n案館移交竣工資料,并同時應向監(jiān)察室移交除一套完整的竣工資料(包含工程準備階段、監(jiān)理資料、施工過程資料、竣工驗收資料及竣工圖)外,還需要將該項目工程建設過程性管理資料移交保管。具體移交內(nèi)容及對象如下:
四、工程部移交資料要求
1、歸檔工程文件組卷分類必須清楚,將不同的文件資料分開裝訂、同類型的資料裝訂成冊,并按工程進度依次編制流水編號。
2、移交資料類別必須齊全,內(nèi)容完整。
3、歸檔的工程文件原則上為原件。沒有原件時,復印件要清晰,并注明原件存放位置。
4、歸檔文件應字跡清楚、簽字蓋章手續(xù)完備。
5、工程資料統(tǒng)一采用A4紙規(guī)格,不符合標準的原始資料要通過折疊和粘貼的方式達到A4幅面(297mm×210mm)規(guī)格,圖標欄露在外面。由政府及專業(yè)檢測機構(gòu)編制的裝訂成冊的文件材料(如勘察報告)除外。
6、工程資料盡量使用計算機打印(簽名和日期除外),不得使用涂改液修改;簽字和蓋章程序要完備,不得使用圓珠筆、鉛筆、復寫紙等易褪色的書寫材料。
7、工程文件的紙張應采用能夠長期保存的韌性大、耐久性強的紙張。圖紙一般采用藍曬圖,竣工圖應是新藍圖,不能使用二底圖。計算機出圖必須清晰,不得使用計算機出圖的復印件。
8、所有竣工圖均應加蓋竣工圖章和設計出圖專用章??⒐D的折疊方式要符合檔案館的要求(一般情況下是折成手風琴的樣式,見下圖1)竣工圖章的基本內(nèi)容應包括:“竣工圖”字樣、施工單位、編制人、審核人、技術負責人、編制日期、監(jiān)理單位、現(xiàn)場監(jiān)理、總監(jiān)。
竣工圖章應使用不褪色的紅印泥,應蓋在圖標欄上方空白處。(圖章示例見下圖2)
9、凡施工圖結(jié)構(gòu)、工藝、平面布置等有重大改變,或變更部分超過圖面1/3的,應當重新繪制竣工圖,并在圖標上方或旁邊以文字注明變更修改依據(jù)。
10、制作竣工圖只能以圖紙會審、設計變更、工程洽商單三種為修改依據(jù)。
五、工程部整理規(guī)范程序
(一)、資料的整理及排列
1、整理方法
日常收集整理:按項目-單位工程進展先后所形成的資料類型裝盒,按《工程技術資料歸檔移交規(guī)范整理要求列表》分類組卷。
附件1: 工程技術資料歸檔移交規(guī)范整理要求列表
1、勘察報告
規(guī)范整理要求:按項目綜合組卷
2、分包單位資質(zhì)報驗
規(guī)范整理要求:按項目綜合組卷
3、監(jiān)理規(guī)劃、細則及旁站方案
規(guī)范整理要求:按單位工程分類型分別組卷
4、監(jiān)理日志
規(guī)范整理要求:按單位工程組卷
5、監(jiān)理月報
規(guī)范整理要求:按單位工程組卷
6、監(jiān)理總結(jié)
規(guī)范整理要求:按單位工程組卷
7、旁站記錄
規(guī)范整理要求:按單位工程組卷
8、監(jiān)理工作聯(lián)系單及回復
規(guī)范整理要求:按單位工程、工序組卷
9、往來函件
規(guī)范整理要求:按項目-施工單位綜合組卷
10、工程開工報告及開工令、進場通知、延期批復
規(guī)范整理要求:按單位工程分類型分別組卷
11、施工組織設計及分部工程施工方案
規(guī)范整理要求:按單位工程組卷
12、材料報驗
規(guī)范整理要求:按單位工程、分專業(yè)組卷
13、檢測報告
規(guī)范整理要求:按單位工程組卷
14、竣工資料(含各種施工記錄)
規(guī)范整理要求:按單位工程組卷
備注:對于單位工程的劃分,可以參照施工許可證或者根據(jù)現(xiàn)場實際情況劃分,比如高層,可能是幾棟樓組合在一起才是一個單位工程,對于別墅等資料較少的單體,可以按片區(qū)或者組團進行劃分。幾個項目共用并且無法分開的資料,可以組綜合卷。
移交時整理要求:
(1)清整、檢查各階段形成的資料,確保嚴格按照附件1分類組卷;
(2)督促各工程師清理個人手中資料,將應歸檔的文件補充歸檔;
(3)粘貼案卷背脊:根據(jù)資料內(nèi)容編寫案卷題名及填寫相關內(nèi)容;
(4)將已裝盒的卷內(nèi)資料按件進行編流水號,頁號從“1”開始,用鉛筆書寫在文件右下角,雙面書寫的文件,背面在左下角書寫編號,折疊后的圖紙一律寫在右下角,并編制卷內(nèi)目錄。 (見附件)
(5)制作卷封皮及備考表(見附件)
(6)所有收發(fā)文要登記臺賬(見附件)
2、整理步驟
組卷年度:同類型、同一盒中資料最晚形成的時間就是組卷時間。
(1)根據(jù)工程進展順序清整已裝盒的資料,先按“單位工程-類型”的標準分類,然后分別按年度先后依次編順序號,如:2002、2003、2004……。
A、不同檔案盒或卷的排列方法:
同一個項目竣工工程、同一工程階段的資料,則以組卷年度先后從低年度到高年度依次編號排列,以此類推,案卷盒的排列如:2008、2009……。
B、同一盒或卷內(nèi)資料的排列方法:
同項目、同類型的資料放置于同一盒中或卷中。同一盒或卷內(nèi)的資料按形成年度先后從低年度到高年度依次編號排列。
例:某盒中有兩卷,即01、02,分別形成年度為2000、2001年,在盒中依次排列為2000、2001;又以某卷為例:某卷最早年度為1999,最晚年度為2001,卷內(nèi)文件依次排列為1999、2000、2001年,其組卷年度為2001年)。
(2) 按工程進展分類型、分專業(yè)逐一清查盒中內(nèi)容,按照類別進行組卷裝訂,不同類別的資料要分開裝訂,如工程開工令,同一個單位工程的則按照時間順序裝訂在一起組成一卷,即使資料再少,也不能將不同類型的資料裝訂成一卷。
不同內(nèi)容的案卷可以放在同一個檔案盒中,該盒案卷題名根據(jù)盒內(nèi)案卷的主要內(nèi)容綜合而成,比如一個檔案盒中包含工程開工令、工程延期報告兩卷資料,可以概括為:某某項目工程開工令、工程延期報告等資料。
當同一類文件數(shù)量較多,可以組成多卷時,這些案卷的題名相同,題名后面加上括號,括號內(nèi)以簡短文字概括本卷內(nèi)容。
(3)盒中每卷必須編制卷內(nèi)目錄與該卷一起裝訂,以便及時查閱相關卷內(nèi)內(nèi)容。
(4)填寫《檔案資料移交書》,向檔案部門正式辦理資料移交手續(xù),并進行清點雙方簽字認可。
3、檔案盒背脊格式: (參見附件4)
XX地產(chǎn)
XX公司
(可在此處填寫項目名稱)
檔 號
B1.1-1
案卷題名
XXXXXX報建用地資料
卷 號
1
六、工程資料分類原則
原則:按照各單位工程項目先分大類,再分小類。
1、根據(jù)工程項目的大小,預先分配一定數(shù)量或一片區(qū)域的鐵皮柜空間;
2、把預留的鐵皮柜分配到這個項目的每個單位工程,項目中的每個單位工程至少有一個鐵皮柜,根據(jù)工程進度及工程規(guī)模進行合理逐步增加鐵皮柜數(shù)量;
3、監(jiān)理文件可按單位工程、子單位工程、分部工程、專業(yè)立卷;
施工文件可按單位工程、子單位工程、分部工程、專業(yè)立卷;
竣工圖可按單位工程、子單位工程、專業(yè)立卷。
七、工程部移交資料流程
附件2:工程技術資料移交工作流程圖
附件3:工程技術資料移交預驗收申請表
移交部門
接收部門
經(jīng)辦人
申請時間
申請事項
需移交資料整理情況簡述
工程部負責人意見
工程技術部預驗收意見
監(jiān)察分室預驗收意見
八、注意事項
1、工程部資料員必須集中管理本部門的工程資料,任何人不得擅自將工程技術資料保留在個人手中。工程師在收到資料后,必須在規(guī)定時間內(nèi)審批完畢,并及時向工程部資料室歸檔。
2、工程資料的分類要科學合理,原則上都要按照項目-單位工程進行分柜分類。工程部資料員收到資料后要及時歸檔編目,不得出現(xiàn)資料堆積的情況。
3、工程部資料室的檔案柜要隨用隨鎖,資料員離開電腦時要鎖屏,并定期更換密碼。
4、各種資料的收發(fā)臺帳要登記及時詳盡,重要資料的收發(fā)臺帳(比如設計變更、圖紙)要詳細登記到時分。
5、工程師向工程部資料室借閱資料要辦理登記相關手續(xù),不得隨意翻閱工程部資料室的資料。借閱審批要嚴格,要有部門領導簽字并建立借閱臺帳。
6、總工室下發(fā)的聯(lián)系函件中涉及設計變更的要和其它設計變更的資料放在一起。
7、與外單位的聯(lián)系函,有未取走函件的要及時跟蹤并在臺帳中標記,以便日后利用。
8、給各部門的聯(lián)系函需要按照部門進行分類,主要有物業(yè)、總工室、產(chǎn)品質(zhì)量監(jiān)察中心及工程技術部。
9、紙質(zhì)臺帳和電子臺帳要一一對應。
10、檔案盒中不能出現(xiàn)夾帶其它不相關資料的現(xiàn)象。
11、工程資料中的工程名稱、規(guī)模、相關施工單位等信息要與施工許可證、規(guī)劃許可證及規(guī)劃驗收證一致。
12、工程資料中的簽字蓋章手續(xù)要完備,不得出現(xiàn)漏簽字漏蓋章的情況。
13、監(jiān)理日志的內(nèi)容要詳盡,如工程現(xiàn)狀、工程進度、存在問題及改進措施等,每項工程階段性完成后及時向工程部資料室歸檔,嚴禁在監(jiān)理日志上亂涂亂畫。
14、分包資質(zhì)要在分包單位進場10天內(nèi)交工程部資料室存檔,分包單位主要包括建設單位、監(jiān)理單位、主體施工單位、設計單位、勘察單位、材料檢測單位、樁基礎施工單位、裝修單位(包含鋁合金門窗)、防水施工單位、電梯施工單位、消防施工單位等。
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